Dall’era post lockdown la comunicazione aziendale ha cambiato le sue regole. Oggi vediamo insieme cinque strategie di successo per semplificare il lavoro aziendale. Capiremo quindi insieme perché è importante che all’interno dell’azienda ci sia un costante ed organizzato rapporto di comunicazione in modo che gli obiettivi vengono raggiunti in modo lineare ed efficace.
Semplificare la comunicazione aziendale
La parola d’ordine per quanto riguarda la comunicazione aziendale e sicuramente “semplificare”. Affinché ci sia un’organizzazione produttiva volta a raggiungimento degli obiettivi e al creare un’esperienza positiva nei dipendenti, i rapporti di comunicazione interni ed esterni devono svolgersi in maniera costante e ininterrotta.
Il flusso di informazioni e di notizie deve quindi fluire in maniera armonica sia all’interno dell’azienda che dall’interno all’esterno e dall’esterno all’interno. I dipendenti devono quindi essere messi nella condizione di scambiarsi informazioni in maniera semplice e veloce. I partner e clienti devono avere la possibilità di conoscere ciò che succede all’interno dell’azienda e comunicare all’azienda stessa cosa succede all’esterno.
Altra parola d’ordine è infatti “trasparenza”. I canali di comunicazione devono infatti definirsi attraverso un linguaggio univoco e una visione unitaria, andando a definire cosa, come, quando e perché effettuare un certo tipo di comunicazione.
Definizione di comunicazione
Aldilà di tutto quello che abbiamo appena specificato, è chiaro che la comunicazione aziendale è diversa per ogni azienda. L’importante è che vengano definiti alcuni passaggi fondamentali per rendere le relazioni equilibrate, omogenee e costanti.
In primis, dovrà essere chiaro il messaggio, ovvero cosa si vuole comunicare e a chi. A questo punto si definirà il contenuto. In questo caso si specificherà come perseguire l’obiettivo per fasi. Successivamente si dovranno identificare i canali di comunicazione combinati affinché il contenuto riesca ad essere fruito nella maniera più funzionale possibile al messaggio.
Possiamo quindi dire che è una strategia di comunicazione aziendale efficace non dovrebbe mai essere un semplice elenco in cui si identificano i mezzi o gli strumenti di comunicazione. Ci deve essere un piano che guida le persone all’interno dell’organizzazione per capire come esprimersi e a sua volta come comprendere ciò che gli viene comunicato.
Sviluppare una strategia di comunicazione aziendale
A questo punto, prima di parlare delle cinque e strategie di comunicazione aziendale, vorremmo concentrarci su come si sviluppa la strategia di base. Lo strumento più utile è quello della redazione di uno statuto, o comunque di un semplice testo all’interno del quale vengono definiti la mission, gli obiettivi e le tempistiche entro le quali devono essere raggiunti.
Questo testo dovrà essere consegnato a tutti i dipendenti, partner e in fase di contrattazione anche ai clienti. Coinvolgendo tutti coloro che partecipano all’organizzazione aziendale si evitano misunderstanding e ci potrà essere un costante confronto bidirezionale.
Una volta che la direzione della tua strategia di comunicazione aziendale di base sarà ben chiara e strutturata si potrà andare a lavorare più nello specifico sugli aspetti che interessano la comunicazione per il raggiungimento di macro e micro obiettivi.
5 strategie di comunicazione aziendale
Ed eccoci giunti a vedere nello specifico le cinque strategie di comunicazione aziendale che implementeranno la comunicazione di base rendendo possibile un monitoraggio è un aggiornamento continuo volto al perfezionamento delle varie fasi produttive e dei rapporti sia in azienda che fuori.
La prima strategia prevede di mettere al centro dell’attenzione la mission aziendale. La filosofia dell’azienda sarà alla base di ogni cambiamento all’interno dell’organizzazione. Se tutti i componenti dell’azienda, ma anche i partner e a sua volta i clienti sposeranno la mission aziendale, la comunicazione prenderà piede in maniera più lineare e spontanea.
La seconda strategia prevede l’utilizzo dei feedback e la raccolta di dati organici provenienti da sondaggi e test anonimi. Valuta costantemente tramite la parola dei tuoi dipendenti o dei tuoi clienti come sta andando l’esperienza comunicativa. Gli strumenti comunicativi sono adatti? È efficace la trasmissione del messaggio? I valori vengono mantenuti? La risposta a queste semplici domande potrebbe aiutarvi a capire cosa c’è che non va nella vostra comunicazione aziendale.
Sii d’esempio e dai voce alle persone
La terza e quarta strategia riguardano le modalità comunicative che il boss si aspetta dal suo team. Il capo deve incentivare i canali di comunicazione prescelti e ascoltare costantemente le idee che provengono dai suoi dipendenti.
Facciamo un esempio pratico. In azienda per comunicare si utilizza un gruppo WhatsApp, all’interno del quale possono essere comunicate solo cose inerenti all’azienda o ad un progetto specifico. Questo canale di messaggistica istantanea potrebbe non essere adatto: spesso capitano incomprensioni e non si riesce bene a capire il tono dell’interlocutore.
In questo caso, potresti dare il buon esempio utilizzando tu per primo (se sei il capo) un canale di comunicazione diverso come una mail a settimana per fare un resoconto di ciò che è stato detto nel gruppo. Altra soluzione è chiedere direttamente ai membri del tuo team se riescono a capire bene cosa devono fare tramite gli scambi che avvengono all’interno del gruppo. Qualora la risposta fosse negativa, si può pensare di passare ad una comunicazione più sporadica ma solo tramite mail.
Quinta e ultima strategia di comunicazione aziendale
La quinta strategia di comunicazione aziendale prevede di offrire costantemente formazione gratuita su come funzionano i sistemi, gli strumenti e i canali di comunicazione che si aggiornano di continuo.
Se ci sono poi dei nuovi assunti o vengono inseriti all’interno del team di lavoro collaboratori esterni e necessario informarli subito su come funziona l’interscambio di dati e informazioni.
Organizza riunioni e incontri liberi rivolti a tutti coloro che lavorano all’interno dell’organizzazione. Rivedi le competenze di ognuno e poni domande per ottenere risposte efficaci ad un costante perfezionamento della comunicazione in azienda.
